Interimsstyrelsen, bestående av medlemmar som visat intresse, bjuder in till föreningens första årsmöte. Eftersom föreningen inte har antagit några stadgar än, finns inga hårda regler för hur inbjudan ska ske. Dock anses det vara bäst praxis att interimsstyrelsen skickar ut en kallelse med mötesagenda och stadgarförslag väl i förväg till alla potentiella medlemmar.
Agenda för det första årsmötet
- Mötets öppnande: Interimsstyrelsen välkomnar alla och inleder mötet. Ordföranden kontrollerar att alla närvarande har erhållit nödvändiga dokument, såsom förslag till stadgar, och presenterar sedan mötesagendan för godkännande.
- Medlemsregistrering: Interimsstyrelsen bör ha en lista över alla inbjudna för att kunna pricka av de närvarande. Om ytterligare personer dyker upp, noterar de även dessa som deltagare. Denna lista tjänar som grund för en röstlängd.
- Val av mötets funktionärer: Först föreslår ordföranden en mötesordförande, och mötet röstar om detta. Därefter följer val av sekreterare, som ansvarar för mötesprotokollet, och justerare, som verifierar protokollets korrekthet.
- Beslut om föreningens bildande: Mötesordföranden motiverar varför föreningen ska bildas och efterlyser ett beslut från mötet. Idealiskt svarar alla närvarande med ett enhälligt ”ja”.
- Stadgar: Interimsstyrelsen presenterar sitt stadgarförslag och förklarar vikten av ett regelverk för föreningen. Efter diskussion och eventuella nya förslag, röstar mötet om vilket förslag som ska antas.
- Medlemsavgift: Interimsstyrelsen förklarar sitt förslag till medlemsavgift. Mötesdeltagarna diskuterar sedan detta och röstar om storleken på avgiften.
- Val av styrelse: Efter att interimsstyrelsen presenterat sina kandidatförslag, får mötesdeltagarna möjlighet att ställa frågor, föreslå andra kandidater, och slutligen rösta om de olika posterna.
- Val av revisorer och valberedning: På liknande sätt presenterar mötesordföranden förslag till revisorer och valberedning, följt av diskussion och omröstning.
- Föreningens framtida verksamhet: Innan mötet avslutas, diskuteras föreningens framtida verksamhet och ansvarsfördelning.
- Övriga frågor: Detta är tillfället för deltagarna att ta upp frågor som inte behandlats tidigare i mötet.
- Mötets avslutande: Mötesordföranden förklarar mötet avslutat och tackar alla för deras deltagande.